¿Tienes mucho papeleo en tu empresa? ¿Los procesos administrativos que se realizan no se encuentran automatizados? ¿Tienes una idea de cómo automatizar la solicitud de permisos, cartas, contratos, boletas de registro, entre otros?

Si te identificas con estas preguntas, te explicaremos qué son los formularios de Simplify y qué opciones te ofrecen.

Primero definamos ¿qué es un formulario? Corresponde a un registro, ya sea físico o digital, que fue elaborado para que un usuario introduzca o rellene datos estructurados en los campos correspondientes, con el objetivo de ser almacenados o procesados.

Al implementar formularios digitales en tu institución, te apoyamos para que reduzcas costos al mejorar tus controles, reduzcas pérdidas por reproceso, mejores la eficiencia de tus colaboradores y, por ende, incrementes la productividad. Además, mejora considerablemente la huella verde al eliminar el uso del papel, equipos y suministros contaminantes.

Simplify permite crear diversos formularios digitales utilizando múltiples tipos de campos, por ejemplo:

• Texto corto o Texto largo para que los usuarios puedan rellenar de acuerdo al texto solicitado.
• Número: en caso de que deseemos una respuesta que sea numérica.
• Selección o Multiselección: para seleccionar de acuerdo a la lista predefinida de opciones.
• Entre otras opciones de campos que tenemos a disposición de nuestros usuarios.

Además, podemos mencionar los siguientes beneficios:

• Configuración de la privacidad: que permite definir quien puede llenar el formulario, quien lo puede ver y si este se guarda en el perfil o expediente del formulario.
• Posibilidad de configurar un proceso: el formulario puede ser sometido a un proceso de aprobaciones, donde se pueden elegir varios usuarios aprobadores, así como el estado que pueden tener (pendiente, aprobado, rechazado); o bien, si es posible activar las notificaciones deseadas, en caso de que solo se deba notificar al usuario.
• Personalización: es posible configurar una serie de opciones en estos, como: el mensaje de bienvenida, si se desea que el formulario envíe un correo al usuario o que éste sea impreso con un formato basado a partir de una plantilla definida.
• Seguimientos: cada registro de Simplify tiene la posibilidad de llevar un control de seguimientos y de agregar una serie de opciones individuales a cada uno.
• Delimitación: es posible configurar el formulario para que esté disponible únicamente en ciertas condiciones como fechas, horas, que se pueda copiar o no en el formulario, que se registre una o varias veces por el usuario.

A continuación, comentaremos algunos ejemplos de situaciones donde puede utilizar formularios:

• Solicitudes internas de la empresa como acciones de personal, permisos, vacaciones, o solicitudes de materiales. Esto permite llevar un control de las aprobaciones ya que inmediatamente les llegará un mensaje dentro de la misma institución.
• Contratos o pagarés: al igual que el anterior, para este tipo de documentos se ahorra una gran cantidad de información si se vincula el mismo al perfil de los estudiantes; solo debe llenar algunos datos como: cantidad de cuotas, cantidad de las mismas o algún plan que desee configurar. La configuración de la plantilla correspondiente del contrato, un proceso que tardaba mucho tiempo de elaboración, se reduce a tres o cuatro clics.
• Registros o bitácoras: como por ejemplo de visitas a enfermería, reuniones con proveedores, llamadas telefónicas, entre otras, donde inclusive se puede notificar o enviar una copia al usuario.
• Reconocimientos o mensajes de aviso.
• Automatización de solicitudes: por ejemplo, las cartas para restricción sanitaria o constancias; al llenar ciertos datos, se configura una plantilla y se logra automatizar la solicitud de este tipo de documentos.
• Expedientes Digitales: una de las bondades más importantes de los formularios es el registro ordenado de información que se puede almacenar y vincular a los diferentes perfiles de la plataforma, permitiendo la creación de expedientes digitales.

Algunos ejemplos menos tradicionales pueden ser:

• Registros de limpieza que realiza el personal de limpieza o mantenimiento de la institución.
• Solicitud de cupos o espacios en un lugar determinado.
• Buzón de sugerencias.

Todos estos ejemplos son una pincelada de todo lo que podemos lograr con Simplify.

Antes de terminar nos gustaría brindarte unos consejos para configurar muy bien los formularios:

• Piensa en el resultado antes de configurar el formulario, ya que muchas veces se desean estadísticas o gráficos de los registros. Para lograrlo se deben utilizar más los campos de selección que el texto.
• Promueve la uniformidad del llenado o registro de la información. Contamos con múltiples tipos de campos para esto, por ejemplo, de fecha y hora para que la información se llene de acuerdo a lo solicitado.
• Mantén un orden lógico en los campos del formulario. Esto orientará a la persona que completa el mismo y dará facilidad en la revisión del formulario.
• Piensa en la experiencia del usuario. Al diseñar su formulario, pruébalo constantemente y revisa cómo sería la experiencia del usuario, antes de que éste sea definitivo.

¿Qué esperas para automatizar los procesos de tu empresa?